Güney Batı Hertfordshire'daki beş yerel yönetim, ortak stratejik planlarına yönelik katılımı desteklemek için dijital araçları ve hedefli sosyal medya anketlerini test eden bir pilot çalışma yürüttü.

Katılan Yerel Yönetimler: Dacorum Borough Council, Hertsmere Borough Council, St Albans City and District Council, Three Rivers District Council ve Watford Borough Council. Çalışma, Hertfordshire County Council tarafından desteklendi ve bir PropTech İnovasyon Fonu pilotuydu.

Planlama Zorluğu

Beş bölgeyi kapsayan geniş ve çeşitli bir alan için ortak bir stratejik plan hazırlayan yetkililer, özellikle gençler ve kırsal veya yeterince temsil edilmeyen grupların uzun vadeli planlamaya katılımını artırmak istedi. Geleneksel yöntemlerin ağırlıklı olarak uzun belgelere, basılı materyallere ve yüz yüze etkinliklere dayanması nedeniyle dijital araçların erişimi genişletip katılımı kolaylaştırması test edildi.

Yapılan Çalışmalar

Yerel yönetimler, planlamacılar, iletişim görevlileri, dijital ekipler ve tedarikçilerin desteğiyle bir dijital danışma programı tasarladı. Program kapsamında şunlar yapıldı:

  • Önce bir gençlik forumuyla test edilen, Give My View kullanılarak hedefli bir sosyal medya "hızlı anketi" düzenlendi.
  • Bang the Table (Engagement HQ) üzerinde, gömülü anket soruları, görseller ve infografikler içeren interaktif bir danışma belgesi oluşturuldu.
  • Penknife ile planlama terimlerini açıklayan ve ana mesajları tanıtan kısa açıklayıcı videolar ve grafikler hazırlandı.
  • Danışma, bültenler, mahalle meclisleri, sosyal medya ve basın yayını aracılığıyla tanıtıldı.
  • Okullara, kütüphanelere, spor merkezlerine ve tren istasyonlarına QR kodlu kartvizitler ve posterler dağıtıldı.
  • Katılımı artırmak için gençlere yönelik dijital reklamlar hedeflendi.
  • Anketin tasarımı ve analizi için Iceni Projects ile çalışıldı.
  • Soruların yönünü şekillendirmek ve içeriğin net ve ilgi çekici olmasını sağlamak için bir gençlik forumu oluşturuldu.

Pilot, çok kanallı bir yaklaşım benimseyerek sakınlerin hızlı ankete hızlıca yanıt verebilmesini veya tam danışmadaki daha detaylı materyalleri keşfedebilmesini sağladı.

Sonuçlar ve Etki

Program, yüksek katılım seviyeleri sağladı ve beş bölgede detaylı geri bildirimler üretti. Elde edilen sonuçlar şöyle özetlendi:

  • 3.122 kişi ankete katılarak 24.734 oy kullandı.
  • Katılımcılar, bölgenin öncelikleri hakkında detaylı görüşler sunan 5.000'den fazla serbest metin geri bildirimi gönderdi.
  • Dijital reklamlar, ortaklık alanında 229.000'den fazla kişiye ulaştı.
  • 2020'deki danışmaya kıyasla yaşlı sakınlerin katılımı daha yüksek olurken, gençlik forumu ve hedefli reklamlarla gençlerin katılımı iyileşti.
  • Sürdürülebilir altyapı ile doğal ve yeşil yaşam en popüler uzun vadeli öncelikler olarak belirlendi.
  • Basit, üst düzey anket soruları, daha uzun ankete kıyasla daha geniş katılımı teşvik etti.

Önceki Katılımla Karşılaştırma

Yerel yönetimler, sonuçları 2020'deki 'SW Herts – Geleceğiniz' katılım çalışmasıyla karşılaştırdı. 2022 anketi daha uzun, daha karmaşık planlama konularını kapsamasına ve yarı sürede yürütülmesine rağmen, genel olarak daha güçlü bir katılım sağladı:

  • Toplam ziyaretler 2020'de 10.647'den 2022'de 15.944'e yükseldi.
  • Katılımcılar 24.734 soruya yanıt verdi (2020'de 15.042).
  • Sakınler 5.198 yorum bıraktı (2020'de 2.082).
  • Daha kısa kampanya süresine ve ulusal yas dönemindeki pazarlama duraklamasına rağmen, oy verenlerin sayısı geniş ölçüde benzer kaldı (2020'de 3.291, 2022'de 3.122).

Bu iyileşmeler, dijital yaklaşımın erişimi genişletmeye ve daha zengin geri bildirimler üretmeye yardımcı olduğunu gösterdi.

Edinilen Deneyimler

Yerel yönetimler şu sonuçlara vardı:

  • Dijital araçlar erişimi önemli ölçüde genişletebilir, ancak genç sakınleri dahil etmek için yine de hedefli pazarlama gereklidir.
  • Sade dil ve net görseller, uzun vadeli stratejik planlamaya ilgiyi sürdürmek için esastır.
  • Dijital araçları geleneksel yöntemlerle birleştirmek, yüz yüze katılımı tercih eden gruplara ulaşmaya yardımcı olur.
  • Planlamacılar, iletişim uzmanları, BT ve tasarımcıları içeren disiplinler arası bir ekip, etkili bir danışma yürütmek için gereklidir.
  • Anket ve ankette farklı soruların olması, sonraki raporlamayı daha karmaşık hale getirdi.
  • Hızlı anketler, plan yapımının erken aşamalarında en iyi şekilde çalışır.
  • Genç sakınlerle katılım sürekli olmalı ve girdilerinin kararları nasıl şekillendirdiğini gösteren net geri bildirim döngüleri olmalıdır.
  • Manşet yanıt sayıları, bölgeler arasındaki farklılıkları gizleyebilir; bu farklılıklar kampanya sırasında izlenmelidir.

Gelecek Planları

Hertfordshire County Council, ilçe ve belediye meclisleriyle birlikte, sonuçları Hertfordshire için yeni Mekansal Gelişim Stratejisi (SDS) çalışmalarını desteklemek üzere kullanacak. Mevzuat değişiklikleri, SDS'nin Güney Batı Hertfordshire Ortak Stratejik Planı'nın yerini alacağı anlamına geliyor.

Yerel yönetimler, bu çalışmadan edindikleri deneyimleri, dijital araçların kullanımını iyileştirmek ve farklı kanallardan gelen geri bildirimlerin nasıl birleştirilip raporlanacağını geliştirmek için kullanacak. Ayrıca, gelecekteki danışmaların sade dil ve erişilebilir içerik kullanmaya devam etmesini sağlamayı planlıyor.