Londra Hounslow Belediyesi ve Chesterfield Belediye Meclisi, danışma yanıtlarını yönetmek için yeni dijital araçları test etmek amacıyla ortak bir pilot proje üzerinde çalıştı.
Planlama Zorluğu
Yerel plan danışmaları, e-postalar, PDF'ler, belgeler ve portal gönderimleri dahil olmak üzere çoklu formatlarda büyük hacimde yanıtlar üretebiliyor. Görevliler genellikle haftalarını yorumları elektronik tablolara kopyalayarak, uzun gönderimleri konulara ayırarak, işi meslektaşlarına atayarak ve tutarlı yanıtlar taslak haline getirerek geçiriyor. Bu durum danışma sürecini yavaşlatıyor ve topluluk katılımı ile plan yapma için ayrılan zamanı kısıtlıyor.
Yapılanlar
Belediyeler, PlaceMaker platformu içinde yeni danışma yanıt yönetim yazılımını tasarlamak ve test etmek için birlikte çalıştı. Araç geliştirmek için:
- Danışma yorumlarını ele alma sürecinin baştan sona haritalandırılması için Urban Intelligence ile çalıştılar.
- Yorumların manuel kopyalanması, uzun temsillerin konulara ayrılması ve danışmalar arasında tutarlılığın korunması gibi sorunlu noktaları belirlediler.
- Hizmet tasarımcılarının desteğiyle kapsamı, temsil işleme ve danışma beyanlarının hazırlanmasına odaklanarak iyileştirdiler.
- Tedarikçiyle hızlı yineleme yapmak için haftalık tasarım ve geliştirme oturumları düzenlediler.
- İşlevselliği, Hounslow'un bir tamamlayıcı planlama belgesi (SPD) üzerindeki canlı danışması sırasında test ederken, Chesterfield yerel plan danışması öncesinde erken testler gerçekleştirdi.
Pilot aracılığıyla geliştirilen yeni özellikler arasında çoklu formatlarda alınan yanıtların işlenmesi, uzun yanıtların otomatik olarak alt temsillere ayrılması, yorumların tema, politika veya siteye göre etiketlenmesi, konuların bireysel görevlilere atanması, paylaşılan yanıt şablonlarının uygulanması, yorumlara CBS katmanları ve site bilgilerinin eklenmesi ve danışmalar arasında tek bir temsil veritabanı oluşturulması yer aldı.
Sonuçlar ve Etki
Pilot, verimlilik ve tutarlılıkta ölçülebilir iyileşmelere yol açtı. Hounslow, işleme süresinin yorum başına 55 dakikadan 30 dakikaya düştüğünü, yeni özelliklerin görevlilerin yorumları etiketleme ve kategorilere ayırma için harcadığı zamanı yüzde 45 azalttığını, paylaşılan şablonların ekipler arasında tutarlılığı artırdığını, CBS katmanları ve sitelerin yorumlara bağlanmasının görevlilere daha iyi bağlam sağladığını, paylaşılan iletişim veritabanının sonraki danışmalar için yeniden kullanılabildiğini ve görevlilerin konuları atayıp işi tek bir yerde takip edebildiğini, böylece koordinasyonun iyileştiğini tespit etti.
Edinilen Bilgiler
Belediyeler, dijital araçların temsil işleme için harcanan zamanı önemli ölçüde azaltabileceğini, yorumları özetleme ve etiketlemenin hala görevli kararı gerektirdiğini ve gelecekte yapay zekadan faydalanabileceğini, tedarikçilerle sık işbirliğinin daha hızlı yinelemeyi desteklediğini, tek bir yanıt veritabanının tutarlılığı artırdığını ve danışmalar arasında geri bildirim karşılaştırmayı kolaylaştırdığını, kapsamı erken tanımlamanın önemli olduğunu çünkü ilk planların çok geniş olduğunu, kullanıcı deneyimi ve arayüz tasarım desteğine sahip olmanın ihtiyaçları çalışabilir özelliklere dönüştürmeye yardımcı olduğunu öğrendi.
Gelecek Planları
Her iki belediye de yeni sistemi gelecekteki danışmalar için kullanmayı ve yapay zeka destekli etiketleme ve özetleme dahil ek otomasyonu keşfetmeyi planlıyor. Ayrıca, yanıtların entegre danışma modülleri aracılığıyla doğrudan araca nasıl besleneceğini iyileştirerek manuel kopyalama ve ayırmayı azaltmayı hedefliyorlar. Chesterfield bir sonraki danışması sırasında canlı testi tamamlayacak. Belediyeler, bu işlevselliğin diğer planlama görevlerine ve potansiyel olarak daha geniş belediye hizmetlerine nasıl genişletilebileceğini araştırıyor.
